Política de Tratamiento de Datos Personales

1Identificación de los Responsables

Esta política es adoptada de manera conjunta por las dos personas que se identifican a continuación. Cada una actúa como Responsable del Tratamiento de manera independiente, respecto de los datos personales que recolecta en desarrollo de su propia actividad.

Canal de atención de datos personales (para ambos)

Correo electrónico

yeison@talentoyestrategia.co

Teléfono

310 505 1934

Dirección para radicar solicitudes

Calle 126A Sur #50-15, Of. 173 - Of. 164, Edificio Montpellier, Caldas, Antioquia, Colombia

Persona o área que atiende

Yeison Cardona, Gerente General

En esta política, “nosotros”, “los Responsables” o “la organización” se refiere a ambos. Cuando el texto distinga entre uno y otro, se dirá expresamente.

2Marco normativo y definiciones

Esta política se fundamenta en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato público

Dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los relativos a la salud, la vida sexual, el origen racial o étnico, las convicciones políticas o religiosas, la pertenencia a sindicatos y los datos biométricos.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento

Quien trata datos personales por cuenta del Responsable.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.

Transmisión

Comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del Responsable.

Transferencia

Envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

3Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales de clientes, proveedores, colaboradores y excolaboradores, candidatos a vacantes, contactos y visitantes de nuestro sitio web, recolectados por cualquier medio: físico, correo electrónico, formularios, sitio web, mensajería, teléfono o presencialmente.

4Principios

Tratamos los datos personales de acuerdo con estos principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: responde a finalidades legítimas, que te informamos.
• Libertad: solo se trata con tu consentimiento previo, expreso e informado, salvo mandato legal.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: puedes saber en cualquier momento qué datos tenemos tuyos.
• Acceso y circulación restringida: solo acceden las personas autorizadas, y no se divulgan datos por medios masivos salvo que sean públicos.
• Seguridad: adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información.

5Autorización del titular

Antes de tratar tus datos solicitamos tu autorización, informándote la finalidad, tus derechos y los datos de contacto del Responsable. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que la otorgaste. El silencio nunca se entenderá como autorización. Conservamos prueba de las autorizaciones recibidas.

No requerimos tu autorización en estos casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6Finalidades del tratamiento

Usamos tus datos únicamente para las finalidades que se indican según tu relación con nosotros.

6.1 Clientes

• Celebrar, ejecutar y hacer seguimiento a los contratos y servicios solicitados.
• Facturar, cobrar, gestionar la cartera y atender pagos.
• Enviar informes, comunicaciones y notificaciones relacionadas con el servicio.
• Verificar la identidad del cliente y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos, y evaluar la calidad del servicio.
• Con tu autorización, informarte sobre servicios y novedades de cualquiera de las dos líneas.

6.2 Proveedores y contratistas

• Evaluar, seleccionar y contratar proveedores.
• Gestionar pagos, retenciones, causación y obligaciones tributarias.
• Verificar referencias y el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

6.3 Colaboradores y excolaboradores

• Gestionar la vinculación, la nómina, las prestaciones y la terminación del contrato.
• Afiliar y reportar novedades al sistema de seguridad social, caja de compensación y ARL.
• Gestionar el sistema de seguridad y salud en el trabajo, capacitación y bienestar.
• Controlar la asistencia y el cumplimiento de la jornada.
• Expedir certificaciones y atender requerimientos de autoridades.
• Conservar la información que la ley exija después de terminada la relación laboral.

6.4 Candidatos a vacantes

• Adelantar procesos de reclutamiento y selección, verificar referencias y evaluar el perfil.
• Cuando el proceso se realice por cuenta de una empresa cliente, compartir tu información con esa empresa, previa autorización tuya.
• Conservar tu hoja de vida para futuras vacantes durante un (1) año, si lo autorizas.

6.5 Contactos y visitantes del sitio web

• Responder los mensajes, solicitudes y formularios que nos envíes.
• Elaborar estadísticas sobre el uso del sitio y mejorarlo, cuando utilicemos herramientas de analítica.

6.6 Finalidades comunes

• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.
• Prevenir fraudes y proteger la seguridad de las personas, la información y las instalaciones.
• Ejercer y defender nuestros derechos en procesos judiciales, administrativos o arbitrales.

7Cuando actuamos como encargados

Cuando prestamos a nuestros clientes servicios contables, tributarios, de nómina, administrativos, financieros o de talento humano, tratamos datos personales de terceros (por ejemplo, empleados, proveedores o clientes de nuestro cliente) por cuenta del cliente, que es quien actúa como Responsable.

En esos casos actuamos como Encargados: usamos esos datos solo para prestar el servicio contratado y siguiendo las instrucciones del cliente, con la confidencialidad y seguridad exigidas, y regulamos la relación mediante contrato o cláusula de transmisión de datos. Si recibimos una solicitud de un titular sobre esos datos, la trasladaremos al cliente Responsable.

8Datos sensibles

Solo tratamos datos sensibles (por ejemplo, información de salud para incapacidades y seguridad y salud en el trabajo, o datos biométricos con fines de identificación) cuando es estrictamente necesario y con tu autorización explícita, salvo los casos que la ley exceptúa.

9Niños, niñas y adolescentes

No recolectamos datos de menores de edad de forma directa. Cuando sea necesario tratarlos (por ejemplo, para afiliar a los hijos de un colaborador a la seguridad social o a la caja de compensación), lo haremos con autorización de su representante legal, atendiendo el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.

10Derechos de los titulares

Como titular de datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a los Responsables o Encargados.
• Solicitar prueba de la autorización que nos otorgaste, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ser ejercidos por el titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, o por otra persona en virtud de estipulación a favor o para otro.

11Consultas y reclamos

Cómo presentarlos

Escríbenos a yeison@talentoyestrategia.co o radica tu solicitud en Calle 126A Sur #50-15, Of. 173 - Of. 164, Edificio Montpellier, Caldas, Antioquia. Indica tu nombre y número de identificación, describe tu consulta o reclamo, señala una dirección o correo para responderte y adjunta los documentos que quieras hacer valer. Si actúas por otra persona, acredita tu representación.

Consultas

Te responderemos en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hay un incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo.

• Si está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes que lo completes. Si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe.
• Incluiremos en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un máximo de dos (2) días hábiles.
• Lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

12Transmisión y transferencia de datos

Entre los Responsables. Grupo Talento y Estrategia S.A.S. y Yeison Alexis Cardona Marín son responsables distintos. Compartirán datos entre sí únicamente cuando el titular lo haya autorizado o cuando sea necesario para prestarle el servicio que contrató.

Con proveedores (Encargados). Podemos contar con proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, como servicios de almacenamiento en la nube, correo electrónico, software contable o de gestión, y asesores. Con ellos suscribimos acuerdos de confidencialidad y de tratamiento de datos.

Con autoridades. Entregaremos información cuando la ley lo exija o lo ordene una autoridad competente.

Fuera de Colombia. Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar información en servidores ubicados en otros países. Cuando ello ocurra, lo haremos cumpliendo la ley, con las garantías y autorizaciones que sean exigibles.

13Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso o alteración, entre ellas:

• Acceso a la información limitado a quienes la necesitan para su labor.
• Cuentas protegidas con contraseñas y, cuando es posible, verificación en dos pasos.
• Copias de respaldo y herramientas de protección contra virus y amenazas.
• Compromisos de confidencialidad firmados por el personal.
• Procedimiento para atender y reportar incidentes de seguridad, incluido el aviso a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.

14Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras dure la relación contigo y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales. Por ejemplo, los libros y papeles de comercio y sus soportes se conservan diez (10) años contados desde el último asiento, documento o comprobante. Cumplido el plazo, los datos se suprimen o anonimizan de forma segura.

15Vigencia y cambios de la política

Esta política rige desde el 1 de enero de 2026. Si hacemos cambios sustanciales, te los comunicaremos antes de aplicarlos mediante este sitio web o por correo electrónico. Los datos permanecerán en nuestras bases mientras subsista la finalidad que justificó su tratamiento.